Carrières chez Phoenicia

Vos principales responsabilités

• Effectue l'ensemble des tâches de secrétariat (transcription de documents, gestion des appels téléphoniques, du système de classement, des réservations de salles, du système de vidéoconférence, de la petite caisse, etc.) ;
• Responsable des feuilles de temps pour l'ensemble de la centrale d'achats et pour l'équipe de la distribution;
• Organise les réunions, convoque les participants, assiste aux rencontres et produit les comptes rendus ;
• Rédige la correspondance interne et externe régulière et participe à la rédaction de discours, allocutions et autres documents d'information pour la division ;
• Coordonne l'accueil des nouveaux employés (emplacement, informatique, téléphonie, puce, formation, etc…);
• Responsable de la traduction des documents et de la correspondance pour l'ensemble de la division;
• Responsable de l'agenda du directeur général, tient à jour ses comptes de dépenses, dossiers d'assurances et autres ;
• Effectue le suivi des directeurs sur les demandes adressées par le vice-président et en assure la coordination ;
• Responsable de l'organisation des voyages d'affaires, des réservations, de la préparation des agendas et des dossiers d'information nécessaires ;
• Responsable de l'organisation de certains événements internes pour la division et participe à l'organisation d'événements externes tels que congrès, séminaires, rencontres d'affaires et autres;
• Coordonne les commandites de produits pour plusieurs événements;
• Coordonne les activités de la téléphonie pour la division ;
• Assure le lien avec le responsable de la maintenance et de l'entretien;
• Exécute toute autre tâche connexe à l'exercice de ses fonctions.

Le candidat idéal doit détenir :

• Diplôme d'étude collégial ou DEP en secrétariat ou similaire
• 5 à 7 ans d'expérience pertinente en support administratif avec équipe de direction
• Très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office
• Bilinguisme essentiel (traduction, conversation, rédaction)
• Flexible et disponible
• Connaissance environnement professionnel
• Orientation vers un travail de qualité
• Connaissances techniques et professionnelles
• Communication interpersonnelle
• Gestion du temps et des priorités
• Autonomie; capacité d’adaptation; intelligence émotionnelle; discrétion

Groupe Phoenicia est dédié à la promotion d'un milieu de travail diversifié.

Nous considérerons toutes les candidatures qualifiées pour l'emploi postulé.